Dietas y gastos de viaje

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Es común en muchas empresas una aplicación errónea a la hora de imputar dietas y gastos de viaje de los trabajadores. Ello no solo como concepto exento de gravamen en muchos casos, sino también como importe no imputable en la base de cotización. Y es que no es extraño que en ocasiones se utilice este concepto para aumentar de manera arbitraria el salario de los trabajadores.

Todo ello deriva en muchas ocasiones de la propia ambigüedad del concepto, así como de las distintas casuísticas que, en cuanto a su aplicación, podemos encontrar. Por ello vamos a intentar abordar este concepto en todos sus aspectos.

En primer lugar, como viene siendo habitual debemos centrarnos en la propia definición del mismo. ¿a que llamamos dietas y gastos de viaje?

Pues bien, podríamos definirlos como aquellos gastos que se generan cuando el trabajador debe desplazarse fuera del lugar habitual de su puesto de trabajo y que conlleva la asunción propia de unos costes de manutención o locomoción

Es decir, podríamos definirlas como percepciones económicas de carácter irregular que tienen como objetivo el resarcimiento o compensación de los propios gastos de manutención y alojamiento del trabajador, ocasionados como consecuencia de la situación de desplazamiento fuera del centro de trabajo. Por lo tanto, podríamos señalar como elemento necesario, la existencia de un gasto a compensar.

Pero, ¿todos los gastos de locomoción, comidas o de pernocta asumidos por los trabajadores tienen este tratamiento? La respuesta evidentemente es NO. Ya que, tanto la exoneración de gravamen en el IRPF como la ausencia de cómputo en la base de cotización de la nómina del trabajador, estará supeditada a una serie de condicionantes. Veámoslos

Si bien podemos encontrar el concepto de dieta regulado en varios textos legislativos y, aunque la misma puede igualmente estar desarrollada en el convenio colectivo aplicable o en la normativa interna de la empresa, debemos en primer lugar atender a lo preceptuado en el articulo 147.2 de la Ley General de la Seguridad Social para determinar en principio, que concepto no deben ser computados en la base de cotización.

En este sentido, únicamente no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:

1. a) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, cuando utilice medios de transporte público, siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente.
2. b) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, no comprendidos en el apartado anterior, así como para gastos normales de manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas.

igualmente, la Ley del IRFP en el artículo 17.1, regulador de los rendimientos íntegros de trabajo, considera que lo son: los sueldos y salarios, las prestaciones por desempleo, las remuneraciones por gastos de representación y las dietas y asignaciones por gastos de viajes, excepto los de locomoción y los de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que se establezcan reglamentariamente.

Por lo tanto, de acuerdo con lo anterior, ¿qué requisitos deben darse para que las cantidades que abone la empresa y que deriven del desplazamiento de los trabajadores a un municipio distinto de su lugar de trabajo habitual y del que constituya su residencia, estén exentas de cotización y de gravamen? Serán los siguientes:

1. DESPLAZAMIENTO A MUNICIPIO DISTINTO DEL LUGAR HABITUAL DE TRABAJO: La norma reglamentaria exige que tenga que tratarse de desplazamientos a un municipio distinto del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, interpretando dicha expresión en el sentido de que el trabajador debe estar destinado en un centro de trabajo y salir o desplazarse fuera del mismo para desarrollar la labor encomendada.
2. LIMITE TEMPORAL DE 9 MESES: Que en cada uno de los municipios distintos del habitual del trabajo no se permanezca por el perceptor más de nueve meses. En este sentido, no tendrá la consideración de dieta exceptuada de gravamen aquellas cuantías o indemnizaciones que se devenguen diariamente para satisfacer los gastos de la estancia fuera de la residencia oficial de trabajadores contratados para una obra determinada, cuando dicha estancia supere el limite de 9 meses de forma continuada.
3. LIMITE ECONOMICO: además, tales dietas no deben superar los límites cuantitativos señalados en el artículo 9.A.3, letra a), del Reglamento del IRPF, y que actualmente en vigor son:
4. Cuando se haya pernoctado
5. Por gastos de estancia: los importes que se justifiquen. No existe límite cuantitativo, debiendo justificar la realidad de tal gasto como veremos más adelante.
6. Por gastos de manutención:

• 53,34 euros diarios por desplazamiento dentro del territorio español,
• 91,35 euros diarios por desplazamiento al extranjero.

1. Cuando no se haya pernoctado

• 26,67 euros diarios por desplazamiento dentro del territorio español,
• 48,08 euros diarios por desplazamiento al extranjero.

4. GASTOS DE LOCOMOCION: Aunque en principio el tratamiento de esta categoría de gastos presenta una similitud a los anteriormente descritos, los desarrollamos de manera individual, ya que los mismos pueden resultar no gravados, con independencia de que se produzcan en el mismo municipio en que se ubique el centro de trabajo. Así lo determina el artículo 9.A.2 del RIRPF, que establece lo siguiente: Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto.

En relación a los limites cuantitativos, la reciente Orden HFP/792/2023, ha actualizado el importe de los gastos de locomoción, exceptuando de gravamen:

1. Cuando el trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
2. En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido.

¿Y Qué gastos se entienden como gastos de locomoción?

El kilometraje cubre todos aquellos gastos que se derivan del uso del vehículo por motivos laborales. Es decir, combustible, mantenimiento de vehículo, seguro, etc. No considerándose como tales los posibles peajes y parkings, ya que se pagan aparte, así como posibles multas.

En líneas anteriores hemos analizado los distintos requisitos y casuísticas necesarias para la exoneración de los importes destinados a sufragar las dietas y gastos de viaje de los trabajadores. Pero aun nos queda un aspecto clave, que no es otro que el deber de justificación de tales gastos.

Y es que, ante una posible comprobación por parte de la Administración, ¿Cómo y quién debe justificar la realidad de tales devengos? Veámoslo:

Como ya hemos dicho, los gastos de estancia no tienen limitación legal, debiendo solo acreditarse el gasto con factura o documento equivalente. Sin embargo, hay que tener en cuenta otros aspectos a la hora de acreditar ante la Administración la realidad de tales devengos:

• Junto con el documento justificativo del gasto, siempre debemos acreditar el motivo del desplazamiento, así como el día y el lugar. Con ello pretendemos justificar no solo la realidad del desplazamiento sino también, el nexo temporal del mismo, ya que recordemos que algunos de estos. además de darse en municipio diferente al del lugar de trabajo, nunca deberán alargarle más de 9 meses de forma continuad

Pero, ¿de quién es la carga probatoria?

A este aspecto, aunque el TEAC establece que la carga probatoria deberá repartirse entre empresa y trabajador, debemos atender a la resolución del Tribunal Supremo, en su Sentencia de 29 de enero del 2020 (rec. núm. 4258/2018), quien aboga por la aplicabilidad del principio de mayor facilidad probatoria. Según el alto tribunal, no es al empleado al que corresponde probar la realidad de los desplazamientos y gastos de manutención y estancia a los efectos de su no sujeción al impuesto sobre la renta de las personas físicas o de su incorporación en la base de cotización, sino que ha de ser la Administración la que, para su acreditación, deberá dirigirse al empleador en cuanto obligado a demostrar que las cantidades abonadas por aquellos conceptos responden a desplazamientos realizados en determinado día y lugar, por motivo o por razón del desarrollo de su actividad laboral.

Por último, veamos un ejemplo real.

En el mes de marzo, José, empleado de Nevada & Amurai, ha realizado labores comerciales durante 3 días, desplazándose a Madrid, el trabajador para sus desplazamientos ha utilizado el transporte público (AVE y TAXI) y ha asumido personalmente los gastos de estancia en hotel y los diferentes gastos de comidas.

Cuando José vuelve a su centro de trabajo, entrega a la empresa los siguientes justificantes:

• Billete de tren (ida y vuelta) __________258.60€

• Desplazamiento en Madrid (metro y taxi) ______ 86.00€

• Gastos de estancia (Hotel) ______________590.50€

• Gastos de manutención (Restaurante)________ 486.55€

Nota: Importes IVA No incl

Solución:

Tanto los importes devengados por desplazamiento en tren como en metro y taxi no tienen límites cuantitativos y por lo tanto estarán exentos en su totalidad.

Los gastos de estancia igualmente no tienen límites cuantitativos y al estar justificados como los anteriores, están exentos en su totalidad

Las dietas (gastos en restaurantes), sin embargo, si obedecen a ciertos límites. En este caso, cuando los desplazamientos sean con pernocta y en territorio nacional, el límite diario será de 53,34 euros. Por lo tanto, el límite exento por 3 días será de 160,02 euros.

En conclusión, del total del importe devengado (1421,65 euros), únicamente estará exceptuado de gravamen 1095,12 euros

Por lo tanto, aun habiendo sigo justificados la totalidad de gastos, 326 euros (1421,65€ – 1095,12€), tendrán la consideración de rentas NO EXENTAS y serán considerados rendimientos del trabajo sobre los que la empresa deberá efectuar la correspondiente retención.

cuadro resumen de los limites exentos en 2024